招商地產(chǎn)（“招商局地產(chǎn)控股股份有限公司”）最近想將圖紙、方案效果圖、廣告宣傳材料、會議資料、請示報(bào)告等電子文件資料集中存儲。因?yàn)樗婕暗降奈募?shù)量巨大，信息技術(shù)部總經(jīng)理徐國強(qiáng)決定循序漸進(jìn)，逐步向集中化過渡。他正在尋求可供借鑒的實(shí)踐和管理經(jīng)驗(yàn)。

檔案管理or內(nèi)容管理
如果把徐總的這個問題看做是檔案管理的話，中信銀行股份有限公司總行營業(yè)部信息技術(shù)部開發(fā)處副經(jīng)理李源認(rèn)為：“對于檔案管理，軟硬件技術(shù)是基礎(chǔ)，而流程是核心。”他具體解釋道，“與分散管理相比，集中管理能給企業(yè)帶來的價(jià)值，在表面上體現(xiàn)在管理方式的轉(zhuǎn)變，而實(shí)質(zhì)上則是流程方面的優(yōu)化。”

而在延鋒工貿(mào)實(shí)業(yè)有限公司信息公司總經(jīng)理李德清看來，徐總的問題屬于內(nèi)容管理(CMS)的范疇，一些OA系統(tǒng)或者Portal自帶的文檔庫、圖片庫、知識庫(Wiki)等都可以滿足內(nèi)容管理的需求。“我們就用ＯＡ進(jìn)行（類似的）管理。”雅戈?duì)柤瘓F(tuán)股份有限公司集團(tuán)副總顧躍君如是說。

集中存儲
對于徐國強(qiáng)把文件資料做集中式存儲管理的想法，長天科技集團(tuán)戰(zhàn)略咨詢部政府行業(yè)首席專家謝力民認(rèn)為，文件資料集中存儲實(shí)際上是一件信息資源管理的工作，這既是一個信息化項(xiàng)目，更是對業(yè)務(wù)的一種改進(jìn)。

要做資料集中存儲管理，謝力民認(rèn)為最重要的是弄清楚業(yè)務(wù)需求和應(yīng)用模式。他建議首先要把資料文件的產(chǎn)生過程和使用過程都梳理清楚，并以表格的形式列出來，形成一份信息資源目錄。在這個梳理過程中，要明確集中式管理與分布式管理對企業(yè)業(yè)務(wù)的不同影響究竟是哪些，并考慮采取相應(yīng)的業(yè)務(wù)規(guī)則和制度。這樣一來，就會營造出一種有利于集中式管理的工作氛圍。

在梳理完業(yè)務(wù)之后，要把企業(yè)對集中式文件資料管理的明確需求列成清單，然后再確定應(yīng)用模式。要明確如何保證文件資料被方便調(diào)用，以什么模式提供文件存取服務(wù)，究竟是采用單獨(dú)的存儲管理系統(tǒng)，還是在相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中開設(shè)接口，等等。

“磨刀不誤砍柴工。”真維斯CIO錢志航強(qiáng)調(diào)，做文件資料的集中式存儲管理，只有在細(xì)化并確認(rèn)關(guān)鍵性內(nèi)容后, 才能形成經(jīng)濟(jì)、合理的解決方案。這些關(guān)鍵性內(nèi)容主要包括:

1﹑集中存儲后, 用戶希望的應(yīng)用方式是什么?

2﹑應(yīng)用單位的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)及安全措施是什么? 應(yīng)用層的系統(tǒng)部署模式是什么?

3﹑資料類別及各類別資料生命周期的界定標(biāo)準(zhǔn)時什么? 各生命周期階段, 對資料的存儲﹑應(yīng)用等如何定義?

4﹑應(yīng)用單位現(xiàn)有設(shè)備及應(yīng)用系統(tǒng)組成如何?

5﹑應(yīng)用單位對數(shù)據(jù)的應(yīng)用習(xí)慣是什么?
6﹑應(yīng)用單位IT部門(組織)的制度﹑流程﹑人員結(jié)構(gòu)是什么?

在錢志航看來，雖然集中存儲的方式有很多, 但與應(yīng)用﹑安全﹑現(xiàn)有基礎(chǔ)及可持續(xù)支持等因素綜合考慮后，要拿出來的方案就不單是解決“存儲”問題了。集中存儲實(shí)際上是改變了基礎(chǔ)結(jié)構(gòu),并會對基礎(chǔ)之上的一系列支持帶來影響。因此, 錢志航認(rèn)為只談“存儲”并不能解決根本性的應(yīng)用問題, 反而會出現(xiàn)實(shí)施混亂。若要真正制定出一個好的方案, 可考慮組成一個方案小組集中處理。

經(jīng)驗(yàn)與方案
對于文件資料的集中式存儲管理，究竟有哪些解決方案可以借鑒，剛剛做完類似事情的廣東威創(chuàng)視訊科技股份有限公司信息管理部總經(jīng)理李少華認(rèn)為,問題主要集中反映在分類集中管理的可操作性方面，即分類容易，但可操作性難。李少華總結(jié)出來的經(jīng)驗(yàn)有：

1、 建立新的分類（有條件可以用知識管理系統(tǒng)），規(guī)定日期切換；

2、 對于過去的文檔，計(jì)劃由相關(guān)部門進(jìn)行過濾分類，并上傳到新的系統(tǒng)；

3、 關(guān)注可操作性。

而根據(jù)海皮士（北京）網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有限公司高級軟件工程師熊義強(qiáng)的經(jīng)驗(yàn)，實(shí)施集中存儲管理主要分三部分：

1、 文件存儲系統(tǒng)，可選擇hadoop；

2、 文件檢索系統(tǒng)，對文件進(jìn)行分類，建索引，實(shí)現(xiàn)靈活的查詢搜索功能；

3、 文件顯示系統(tǒng)，對各種文件提供統(tǒng)一的顯示Portal，支持各種格式的顯示，如圖片、PDF、視頻等。

具體到實(shí)施，李源列出了一些細(xì)節(jié)內(nèi)容，如：集中管理后有哪些人要用，如何設(shè)定用戶權(quán)限，如何入庫歸檔，如何借閱，如何備份，電子文件和實(shí)物是否需要對應(yīng)，是否需要建立歷史庫；如果需要掃描紙制文檔的話，如何定義存儲格式，如何配置掃描儀，是否需要加密，是否需要內(nèi)容管理平臺等。京信通信系統(tǒng)（中國）有限公司副總監(jiān)彭志喚還特別提醒，紙質(zhì)文檔電子化后缺乏法律依據(jù)。

對于實(shí)施方案和產(chǎn)品，盛道管理與技術(shù)咨詢公司總經(jīng)理周華勝介紹說，Documentum+Oracle的效果不錯。而法國電信北京研發(fā)中心首席運(yùn)營官李亢也提醒到，Documentum對任何公司來說都會是一個價(jià)格不菲的系統(tǒng)。上海國際貨運(yùn)航空有限公司信息技術(shù)部經(jīng)理蔣斌出于對Documentary的了解，認(rèn)為是不錯的產(chǎn)品，并且還有基于XML數(shù)據(jù)庫的文檔管理系統(tǒng)。

青島怡之航物流有限公司亞洲IT經(jīng)理孫亮介紹說自己公司用的是SharePoint，其優(yōu)點(diǎn)是Windows權(quán)限的集中管理，對多分支機(jī)構(gòu)的部署和管理相對簡單。在李亢看來，SharePoint可以比較容易地解決辦公文檔的集中管理，而對于圖紙和方案效果圖的管理則需要看具體要求，比如文件格式、查閱方式等等。現(xiàn)在越來越多的用戶期望以更直觀、交互的方式來查看圖紙，而不是單純的圖片掃描，所以需要考慮針對不同的需求來選擇不同的專業(yè)解決方案。