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企業(yè)2.0時(shí)代的協(xié)同軟件

作者:趙建凱 / 日期:2010-04-05

Local Motors制造車間,是美國首個(gè)完全對外開放零部件并進(jìn)行正規(guī)化生產(chǎn)的汽車制造企業(yè),被認(rèn)為是企業(yè)2.0時(shí)代下的典型代表。

Local Motors聚攏了各行各業(yè)、形形色色的設(shè)計(jì)參與者,其中有學(xué)生、工程師、設(shè)計(jì)師,有些甚至只是狂熱的汽車愛好者。這些人雖然不在同一間辦公室里,甚至不在同一個(gè)時(shí)區(qū)、同一個(gè)國家內(nèi),但通過互聯(lián)網(wǎng)和協(xié)同軟件,他們可以隨時(shí)提交和討論設(shè)計(jì)稿,詳述車輛外形還有自己能夠制造的部分。

企業(yè)2.0是指企業(yè)或組織借助信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)和諧、透明、高效的協(xié)作工作模式,其核心思想是溝通和協(xié)作,而要想實(shí)現(xiàn)快速、有效的溝通,協(xié)同技術(shù)(軟件)是關(guān)鍵。

伴隨著世界扁平化、經(jīng)濟(jì)全球化,新時(shí)代下的企業(yè)在想方設(shè)法降低生產(chǎn)成本、提高生產(chǎn)力的同時(shí),更多的是思考如何在盡量短的時(shí)間內(nèi)為客戶提供更貼心、更合適的服務(wù)和產(chǎn)品。這時(shí)候,企業(yè)就更加重視人(設(shè)計(jì)人員、生產(chǎn)人員、銷售人員、市場人員等)在企業(yè)中的主觀能動性。

讓企業(yè)更貼近市場和客戶需求,以便提供更貼心的服務(wù)和產(chǎn)品,企業(yè)需要做的不僅僅是要把優(yōu)化內(nèi)部的人的資源,更重要的是考慮如何把內(nèi)部的人與外部的客戶集成在一起。通過協(xié)同技術(shù)(軟件)工具,加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)員工之間、業(yè)務(wù)流程之間,企業(yè)外與合作伙伴之間的溝通和協(xié)作,實(shí)現(xiàn)更快捷、更及時(shí)、更完整的信息傳遞。

不能把協(xié)同軟件簡單地等同于企業(yè)里的OA軟件。傳統(tǒng)OA軟件不過是針對企業(yè)中辦公室這類部門業(yè)務(wù)(如公文、考勤之類的)的解決,而協(xié)同軟件更傾向于將整個(gè)企業(yè)組織(而不是一個(gè)個(gè)部門)作為一個(gè)整體去考慮,并最終以人(而不是類似采購員這樣業(yè)務(wù)角色)為中心展現(xiàn)功能和應(yīng)用。

用IBM公司軟件部大中華區(qū)品牌市場經(jīng)理李杰的話說,協(xié)同是一個(gè)“大OA”的概念,而協(xié)同軟件是企業(yè)中僅次于ERP的一個(gè)重要系統(tǒng)。除了ERP所擅長的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)計(jì)算,企業(yè)組織內(nèi)對任何人的協(xié)調(diào)、溝通、分享之類的愿望或行為都可以通過協(xié)同軟件來完成,無論組織成員是在本地或者分散在地球的任何一個(gè)角落。

協(xié)同軟件旨在通過與企業(yè)內(nèi)的ERP、PDM、CRM、SCM等系統(tǒng)相互整合,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的積累和共享,為企業(yè)組織實(shí)現(xiàn)全方位立體的統(tǒng)一管理。

以ERP系統(tǒng)為例,在協(xié)同軟件整合時(shí),主要包括三方面:

1、界面層集成,主要指系統(tǒng)管理上的集成,包括用戶驗(yàn)證(含單一登錄,即SSO),帳號密碼維護(hù)等;
2、數(shù)據(jù)層集成,主要指不同系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交流,包括數(shù)據(jù)查詢、報(bào)表統(tǒng)計(jì)展現(xiàn)等;
3、功能層集成,主要指不同系統(tǒng)之間的功能相互調(diào)用,數(shù)據(jù)相互流動,如流程集成、數(shù)據(jù)交互等。

整合之后,補(bǔ)充了ERP流程和協(xié)作功能的不足。在協(xié)同系統(tǒng)中,可以將ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)產(chǎn)生、審核等流程信息進(jìn)行記錄跟蹤,彌補(bǔ)了ERP系統(tǒng)對數(shù)據(jù)形成前與形成過程不能進(jìn)行跟蹤的不足,有利于管理控制ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)申請流程 。由于利用了協(xié)同軟件的使用范圍廣泛、操作簡單的特點(diǎn),有效地減少了ERP系統(tǒng)客戶端數(shù)量,減輕了ERP系統(tǒng)負(fù)擔(dān),并大大節(jié)省了系統(tǒng)使用與員工培訓(xùn)的成本。

協(xié)同軟件可以通過接口隨時(shí)刷新并呈現(xiàn)ERP系統(tǒng)中的關(guān)鍵數(shù)據(jù),也可以在協(xié)同軟件中審批表單并傳遞到ERP系統(tǒng)中。這樣一來,就可以讓企業(yè)中沒有IT技術(shù)背景的管理者能隨時(shí)掌握全局。

無論管理者準(zhǔn)備采用ISO9000建立標(biāo)準(zhǔn)也好,推進(jìn)戰(zhàn)略績效也好,或者追求組織文化建設(shè),那些共性或個(gè)性的管理思想和手段總是可以被解構(gòu)為表單、流程、文檔后順暢自如地運(yùn)轉(zhuǎn)在協(xié)同管理平臺上驅(qū)動組織中的任何一個(gè)角色。更加絕妙的是,那些抽象層面的管理價(jià)值觀——行為管理、過程監(jiān)控、結(jié)果導(dǎo)向等訴求也能通過協(xié)同軟件的使用被看到和感知。

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